Selasa, 18 Oktober 2011
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PIKIR
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem Informasi
Pemakaian sistem informasi merupakan proses pendayagunaan informasi seseorang atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhannya. Sistem informasi merupakan sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu, dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem informasi terdiri dari atas dua kata, yaitu sistem dan informasi namun terkadang orang mengartikannya dalam satu kata saja, karena sistem dan informasi saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Istilah sistem digunakan dalam banyak konteks, dalam ilmu pengetahuan alam, kita berbicara sistem tata surya, sistem molekul dan mengidentifikasi sistem sirkulasi dan sistem saraf pusat. Dalam kehidupan sehari-hari kita menemui sistem komunikasi, dan lain-lain. Dalam banyak konteks, kata sistem menunjukkan suatu himpunan dari komponen-komponen atau aturan.
Sutabri (2005: 8) mengemukakan bahwa “sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu”.
Winardi (1987: 30) mengemukakan sistem adalah sejumlah komponen yang berkaitan antara satu dengan yang lain dengan cara tertentu serta yang bersifat teratur dan yang bersama-sama ingin mencapai sasaran yang ditetapkan sebelumnya.
Jadi dari beberapa pendapat di atas, maka dapat diartikan bahwa sistem adalah sehimpunan unsur yang melakukan sesuatu kegiatan atau menyusun skema atau tatacara melakukaan sesuatu atau beberapa tujuan, dan hak ini dilakukan dengan cara memengelola data dan barang didalam jangka waktu tertentu guna menghasilkan informasi.
Menurut sutabri (2005: 23) “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan pengambilan keputusan”.
Dari definisi di atas maka dapat diartikan bahwa sistem informasi sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.
2. Sistem Komputer
Menurut Davids (1993:4) bahwa : Sebuah sistem komputer adalah sebuah sistem manusia atu mesin yang terpadu intergrated, untuk menyajikan informasi guna mendukung sistem operasi manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
1. Perangkat keras yang lebih dikenal dengan istilah hardware adalah perangkat fisik yang menyusun sebuah komputer dan ikut memungkinkan komputer bekerja. Disebut dengan istilah keras, karena sifatnya yang berupa peralatan fisik, dapat disentuh/ dipegang dan terlihat.
2. Perangkat lunak, lebih dikenal dengan istilah software, adalah perangkat intelektual yang tidak turut menyusun sebuah komputer secara fisik, namun penting artinya untuk memerintahkan komputer bekerja sesuai dengan keinginan. Disebut istilah lunak karena sifatnya yang tidak berupa peralatan fisik, tidak terlihat, namun dapat dirasakan hasilnya, misalnya perangkat lunak yang memerintahkan komputer untuk dapat mengetik, menghitung angka, membuat data, berkomunikasi, dan memainkan lagu.
Berdasarkan pengertian di atas, maka sistem komputer dapat diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian tujuan tertentu dengan menggunakan alat bantu atau media berupa perangkat komputer sebagai salah satu bagian yang tak terpisahkan dalam suatu organisasi. Sistem informasi komputer dilakukan dengan mempertimbangkan keberadaan komputer sebagai alat dalam membantu pekerjaan, ketersediaan sumber daya manusia sebagai operator komputer, dan berbagai faktor lainnya yang mendukung penggunaan komputer sebagai penunjang tugas sehari-hari.
Semua organisasi mempunyai sistem informasi, yang dapat memenuhi kebutuhannya akan informasi, dengan demikian mengurangi kemungkinan mengambil keputusan yang tidak tepat. Akan tetapi banyak sistem informasi yang tidak dapat memberikan informasi penting untuk pengambilan keputusan strategi dan sampai suatu tingkat untuk pengambilan taktis. Disarankan agar, dalam pengambilan keputusan strategi, sistem informasi dirancang untuk memahami kenyataan lingkungan seperti kegiatan pesaing, Kecendrungan ekonomis, sosial dan politis, situasi luar negeri dan perkembangan teknologi. Untuk menyampaikan informasi ini kepada orang-orang yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan strategi.
Sistem informasi menerima masukan data dan perintah, mengolah data tersebut sesuai dengan perintah, dan mengeluarkan hasilnya. Model sistem dasar masukan, pengolahan, keluaran cocok dalam hal sistem pengolahan informasi yang paling sederhana apabila semua masukan diterima pada waktu yang sama. Fungsi pengolahan informasi sering memerlukan data yang dikumpulkan dan diolah sebelumnya. Oleh karena itu pada model sistem informasi ditambahkan alat penyimpan arsip data sehingga kegiatan pengolahan data, baik yang baru maupun yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Apabila ditambahkan alat penyimpan data, maka fungsi pengolahan informasi tidak hanya mencakup pengubahan data menjadi informasi, akan tetapi juga penyimpanan data digunakan kemudian. Penyimpanan data dalam suatu formulir yang diatur sedemikian rupa sehingga data tersebut mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Model pengolahan informasi ini sangat bermanfaat tidak hanya dalam memahami sistem pengolahan informasi secara keseluruhan, akan tetapi juga dalam pengolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisa berkenaan dengan masukan, penyimpanan dan keluaran.
Dengan demikian, pengembangan suatu sistem informasi merupakan keharusan mutlak apabila suatu organisasi ingin melakukan tugas-tugas kepemimpinannya dengan efisien. Karena dengan sistem informasi manajemen akan dapat mengurangi pemborasan dan efisiensi serta meningkatkan produktifitas para karyawan. Lebih penting daripada itu, sistem informasi manajeman akan memungkinkan pimpinan organisasi merencanakan ke arah mana organisasi hendak dibawa dimasa akan datang.
Seorang manager harus mampu mengatur pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara terarah untuk mencapai tujuan tertentu. Keberhasilan suatu organisasi pada hakikatnya ditentukan oleh penggabungan yang tepat antara kepemimpinan yang efektif dan juga ditentukan oleh sistem informasinya khususnya sistem informasi yang berbasis komputer.
Menurut Scott (1999:167) mengemukakan bahwa Sistem informasi berbasis komputer yang lebih dari sekedar informasi yang disiapkan komputer. Seorang manager adalah bagian dari sistem informasi, terutama yang sumbernya selain dari komputer.
Simon (1990:22) mengemukakan bahwa pengambilan keputusan berbasis komputer adalah menggunakan komputer untuk menyelesaikan, secara lebih cepat, lebih murah, tugas-tugas yang dulunya dilaksanakan dengan mesin hitung dan mesin tik sekarang bisa dilakukan dengan sistem komputer.
Pengambilan keputusan dan perencanaan instansi akan cepat, tepat dan efisien apabila didukung sistem informasi manajemen yang telah diciptakan, dibina dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan sistem yang berorientasi kemasa depan. Penggunaan komputer untuk mengelola fungsi sistem informasi akan menimbulkan masalah baru, pengetahuan yang baru, karyawan dan pegawai yang baru pula dalam suatu organisasi.
Adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi akan dapat membantu pimpinan untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi dengan cara yang ampuh daripada kemampuaan yang dimiliki sebelumnya. Dengan penggunaan sistem informasi manajemen memungkinkan pemimpim organisasi memecahkan masalah-masalah yang tidak dapat dipecahkan.
Cushing (1992: 12 ) menyatakan siklus pengolahan data dalam sistem informasi komputer dapat disimpulkan sebagai siklus yang mempunyai 5 tahap yaitu : pengumpulan, penghalusan ,pengolahan, pemeliharaan dan pengeluaran output (hasil).
Untuk lebih jelasnya dapat di uraikan lebih lanjut:
3. Penerapan Sistem informasi berbasis Komputer
Keberadaan komputer dewasa ini telah digunakan dalam berbagai bidang
kehidupan. Melalui penerapan sistem informasi berbasis komputer, maka memungkinkan data tetap tersimpan di dalam file yang dapat digunakan secara luas sehingga setiap orang baik secara perorangan maupun secara kelompok semakin menyadari pentingnya penerapan sistem informasi berbasis komputer
dalam pelaksanan tugas administrasi. Seperti dalam pengambilan keputusan yang
berbasis komputer.
Scott (1995: 146), mengemukakan alasan penerapan sistem informasi berbasis komputer dalam suatu organisasi yaitu:
1. Kemampuan komputer untuk memperoleh informasi yang ekstensif tentang kehidupan pribadi dan kemudian menggunakannya untuk komputer melaksanakan perintah dengan amat cepat, yakni melaksanakan perhitungan dan pembandingan logis.
2. Komputer sangat tepat dalam mengolah data, bahkan komputer jarang membuat kekeliruan elektronis sehingga hampur seluruh kekeliruan yang terjadi dalam pengolahan data karena disebabkan oleh program yang disusun oleh manusia atau data yang dimasukkan oleh manusia.
3. Komputer sangat dapat diandalkan, karena hampir semuanya bersifat elektronis, dan tidak ada lagi bagian suku cadang yang bergerak, sehingga jarang mengalami kekeliruan.
Gabungan sifat sekaligus alasan penerapan sistem komputer dalam suatu organisasi di atas menyebabkan meningkatkan kebutuhan dan penggunaan komputer dalam organisasi, kecepatan, kecermatan, dan kehandalan komputer melaksanakan sebagian besar kegiatan administrasi, dan bukan sekadar mengolah data. Komputer juga mempengaruhi cara pimpinan dalam mengelola, dan cara organisasi melaksanakan kegiatan, serta penataan fungsional dalam organiasi yakni siapa melapor kepada siapa, dan siapa melaksanakan apa.
Kecermatan komputer juga sangat tergantung dari cara kerja dan mutu komputer yang bersangkutan. Di satu pihak komputer mempunyai kemampuan yang menakjubkan. Tetapi bagaimanapun pandainya komputer ada hal yang tidak dapat dijangkau oleh komputer karena masalah organisasi bukan sekedar masalah masalah pemikiran, namun juga masalah perasaan. Inilah tidak dapat dilakukan oleh komputer, sehingga bantuan konsultan tetap tidak diabaikan. Komputer hanya dapat menyajikan alternatif-alternatif hasil analisis. Hasil analisis komputer hanya dapat dijadikan bahan pertimbangan. Pimpinan tetap dominan dalam mengambil keputusan terakhir, begitu juga staf ahli tetap berperanan juga. Namun dibalik kelebihan-kelebihan komputer pun ada kekurangannya. Komputer diciptakan oleh manusia sebagai alat yang netral sifatnya.
Menurut Syamsi (2000:137) kelemahan dari komputer adalah sebagai berikut:
1. Dapat digunakan untuk maksud kejahatan (disamping dapat juga untuk tujuan yang baik tentu saja)
2. Apabila diketahui rahasia kerjanya, maka komputer dapat doperdaya mengingat ia dapat berpikir rasional seperti manusia. Sekali namanya alat maka akibatnya dapat diperalat.
3. Komputer tidak dapat mengambil keputusan sendiri, tetapi hanya mampu menyajikan data atau informasi bagi seseorang untuk mengambil keputusan.
4. Komputer hanya dapat mengolah data yang dapat diangkakan (kuantitatif). Untuk data kualitatif tidak dapat dilakukan dengan komputer.
5. Komputer barulah dapat digunakan dengan efesien apabila data kuantitatifnya jumlahnya cukup banyak, dan kompleks. Apabila jumlahnya hanya sedikit dan perhitungannya sederhana, penggunaan komputer merupakan pemborosan.
Komputer mempunyai kelebihan kemampuan dalam memproses data sampai jutaan data atau tergantung dari kapasitas komputer. Di samping itu, komputer juga mampu membandingkan antara data yang satu dengan yang lain, termasuk membandingkan alternatif-alternatif pemecahan masalah. Dengan menggunakan disket/ flasdisk yang kecil mungil itu, dapat disimpan data yang jumlahnya sangat banyak sewaktu-waktu. Ini berarti efisiensi arsip data atau berkas. Proses perhitungan data secara otomatis dapat dilakukan dengan menggunakan program yang sesuai.
Komputer menggunakan bagian-bagian atau komponen-komponen yang disebut perangkat keras dan perangkat lunak. Dalam rangka pengoperasian komputer dalam menunjang pelaksanaan tugas sistem informasi dalam suatu kantor atau instansi, maka operator komputer harus betul-betul menguasai bahasa komputer dan operasi sistem komputer itu sendiri sehingga dapat digunakan sebagai suatu alat atau media dalam menunjang pelaksanaan tugas, khususnya berkaitan dengan penyimpanan data, pengolahan data, dan penyajian data secara cepat, tepat dan akurat. Jadi sistem informasi berbasis komputer menekankan pada pemanfaatan komputer sebagai alat untuk menyimpan data, mengolah data, dan penyajian data secara elektronik yang dapat digunakan dengan berdasarkan pada perintah dari operator komputer (manusia).
4. Efisiensi Kerja
Efisiensi dalam melaksanakan suatu pekerjaan merupakan suatu pengertian yang agak susah dibedakan dengan pengertian efektivitas dalam pencapaian suatu hasil pekerjaan yang diinginkan. Efisiensi yang dimaksudkan disini adalah efisiensi kerja pegawai dalam melaksanakan setiap pekerjaan. Efisiensi dapat diartikan sebagai suatu proses pelaksanaan pekerjaan dalam bidang administrasi atau tata usaha dimana pekerjaan itu dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan dan dapat mencapai sasaran sebagaimana yang diinginkan.
The Liang Gie (1982:257-258) mengemukakan bahwa efisiensi adalah suatu usaha dengan hasilnya.perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu:
a. Segi usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi, jika suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimum mencakup lima unsur, pikiran, tenaga, jasmani, waktu, ruang, dan benda.
b. Segi hasil
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien, kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya,baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa efisiensi merupakan suatu usaha yang dilakukan yang mengarah kepada arah penghematan dan memberikan penekanan terhadap perbandingan hasil yang dikeluarkan atas tenaga yang digunakan untuk menggerakkan seluruh usaha, efisiensi merupakan salah satu ukuran dalam menilai setiap pekerjaan yang telah dilaksanakan, karena perbandingan hasil dengan pengeluaran merupakan salah satu indikator untuk menilai tingkat efisiensi terhadap pelaksanaan pekerjaan.
The Liang Gie (1982:259-260) Di lihat dari segi usaha yang meliputi lima unsur pikiran, tenaga, jasmani, waktu dan ruang tersebut, maka dapatlah dirumuskan lebih konkrit menurut bahwa suatu cara kerja yang efisien adalah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai yang merupakan:
a. cara yang paling mudah (tidak sulit akibat memakai banyak pikiran).
b. cara yang paling ringan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia).
c. cara yang paling cepat (tidak lama dikarenakan memakai banyak waktu).
d. cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghamburkan ruang kerja).
e. cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros penggunaan bendanya).
Untuk dapat menciptakan iklim kerja seperti yang telah dijelaskan di atas, maka ada empat hal atau kemungkinan yang perlu ditempuh seperti yang dikemukakan oleh Ralp Barnerd dalan The Liang Gie ( 1981:117):
1. Menghapus semua pekerjaan yang tidak tidak perlu.
Senin, 10 Oktober 2011
komunikasi internal
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PIKIR
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Komunikasi
Manusia telah berkomunikasi selama puluhan ribu tahun. Sebagian besar waktu manusia digunakan untuk berkomunikasi. Meskipun demikian, ketika manusia dilahirkan ia tidak dengan sendirinya dibekali dengan kemampuan untuk berkomunikasi efektif. Kemampuan komunikasi seseorang dipengaruhi oleh lingkungan tempat tinggalnya.
Dewasa ini telah terjadi revolusi dibidang komunikasi dimana manusia dapat menembus batas-batas komunikasi. Hal ini ditandai dengan ditemukannya alat-alat komunikasi dengan berbasis satelit seperti handphone dan internet. Semua alat komunikasi tersebut memudahkan manusia dalam menyampaikan pesan secara cepat dan tepat meskipun dalam lintas benua.
Menurut Supratiknya (2006: 30) komunikasi dapat diartikan dengan dua cara, yaitu:
Secara luas komunikasi adalah setiap bentuk tingkah laku seseorang baik verbal maupun nonverbal yang ditanggapi oleh orang lain. Komunikasi mencakup pengertian lebih luas dari sekadar wawancara. Setiap bentuk tingkah laku mengungkapkan pesan tertentu, sehingga juga merupakan bentuk komunikasi, Sedangkan secara sempit komunikasi diartikan sebagai pesan yang dikirimkan seseorang kepada satu atau lebih penerima dengan maksud sadar untuk mempengaruhi tingkah laku penerima. Dalam setiap bentuk komunikasi setidaknya dua orang saling mengirimkan pesan lambang-lambang yang memiliki makna tertentu. Lambang-lambang tersebut bisa bersifat verbal berupa kata-kata, atau bersifat nonverbal berupa ekspresi atau ungkapan tertentu dan gerak tubuh.
Davis (dalam Mangkunegara 2008:145) mengemukakan “comunication is the transfer of information and understanding from one person to another person” (“komunikasi adalah pemindahan informasi dan pemahaman dari seseorang kepada orang lain).”
Filippo (dalam Mangkunegara 2008:145) :
“ communication is the act of inducing others to interpret an idea in the manner intended by speaker or writer”. ( komunikasi adalah aktivitas yang menyebabkan orang lain menginterpretasikan suatu ide, terutama yang dimaksudkan oleh pembicara atau penulis.
Sikula dalam Mangkunegara (2008:145) mendefinisikan bahwa
“comunication is the process of transmitting information, meaning, and understanding from one person place, or thing to another person, place, or thing”. (komunikasi adalah proses pemindahan suatu informasi, pengertian, dan pemahaman dari seseorang, suatu tempat, atau sesuatu kepada sesuatu, tempat, orang lain).
Berdasarkan uraian para ahli di atas, maka dapat kita ketahui bahwa komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan suatu informasi, ide, pengertian dari seseorang kepada orang lain dengan harapan orang lain tersebut dapat menginterpretasikan sesuai dengan tujuan yang dimaksud.
Davis (dalam Mangkunegara 2008:150) mengemukakan rintangan dalam berkomunikasi sebagai berikut:
1. Rintangan Pribadi
Rintangan pribadi yang dimaksud adanya hambatan pribadi yang disebabkan karena emosi, alat indera yang terganggu, kebiasaan-kebiasaan yang berlaku pada norma atau nilai budaya tertentu.
2. Rintangan fisik
Rintangan fisik yang dimaksud adalah terlalu jauh jarak tempat berkomunikasi antara sender dan receiver. Dalam hal ini diperlukan media komunikasi seperti telepon, alat pengeras suara, SSB (Single Side Band) dan alat komunikasi lainnya.
3. Rintangan Bahasa
Rintangan bahasa yang dimaksud adalah kesalahan dalam mengiterpretasikan istilah kata.
2. Unsur-unsur Komunikasi
Menurut Lasswell (dalam Effendy 2009:10 ), komunikasi meliputi lima unsur, yaitu :
1. Komunikator ( communicator, source, sender)
2. Pesan (message)
3. Media (chanel, media)
4. Komunikan (communicant, communicate, receiver, recipient)
5. Efek (effect, impact, influence)
Untuk lebih jelasnya, berikut mengenai penjelasan kelima unsur di atas:
a. Komunikator
Pengirim pesan merupakan tokoh utama yang memiliki peran terpenting dalam proses komunikasi. Komunikator dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Dialah yang mempunyai suatu pesan untuk disampaikan pada komunikan. Dalam penyampaiannya, seorang komunikator haruslah percaya diri dan mempunyai sikap yang baik dimana sikap ini mampu menghantarkan informasi sesuai keinginan. Dalam penyampaian pesan sikap kita tidak baik, katakanlah sombong, maka pesan penting yang seharusnya sampai pada komunikan malah tidak sepenuhnya sampai akibat sikap kita tersebut. Komunikator juga harus memiliki sikap reseptif yang bersedia menerima gagasan terhadap pesan yang telah disampaikannya.
b. Pesan
www.zorpia.com/kisyanov04/journal diakses Kamis 17 Februari 2011, “Pesan adalah segala hasil penggunaan akal budi manusia yang di sampaikan untuk mewujudkan motif komunikasinya”. Pesan itu bersifat abstrak. lambang - lambang komunikasi disebut juga bentuk pesan, yakni wujud konkret dari pesan, berfungsi mewujudkan pesan yang abstrak menjadi konkret. lambang-lambang komunikasi ada dua jenis umum dan khusus, yang umum adalah mimik,gerak gerik lazim digolongkan dalam pesan nonverbal,sedangkan bahasa lisan dan bahasa tulisan dikelompokkan dalam pesan verbal sedangkan khusus yaitu nada, gambar, dan warna. Makna pesan terbagi dua yaitu, konotatif makna yang terikat dengan konotasi, dan denotatif makna sebagai mana adanya.
c. Media
Media merupakan alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator ke komunikan baik secara langsung ataupun tidak langsung. Menurut para pakar psikologi, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah mata dan telinga.
d. Komunikan
Komunikan merupakan seseorang yang mendapatkan suatu pesan. Komunikan juga dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Dapat dikatakan bahwa komunikator dapat menjadi komunikan, dan sebaliknya komunikan dapat menjadi komunikator.
e. Efek
Efek adalah hasil akhir suatu komunikasi yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak dengan yang kita inginkan. Apabila sikap dan tingkah orang lain itu sesuai, maka komunikasi itu berhasil, demikian pula sebaliknya. efek ini dapat dilihat dari pendapat pribadi, pendapat publik, dan pendapat masyarakat. Dari efek inilah yang nantinya akan memicu adanya umpan balik dari komunikan. Dan umpan balik inilah yang dapat menentukan bahwasanya suatu komunikasi dapat berhasil.
3. Bentuk-bentuk Komunikasi
Para pakar komunikasi menggambarkan bentuk komunikasi dalam bentuk yang berbeda- beda. Hali ini terjadi karena perbedaan latar belakang keilmuan diantara mereka. Namun, secara garis besar komunikasi dibagi menjadi lima bentuk, yaitu:
a. Komunikasi Personal
Komunikasi dengan diri sendiri adalah proses komunikasi yang terjadi dalam diri individu (dengan diri sendiri). Komunikasi dengan diri sendiri terjadi karena pemberian makna pada obyek. Obyek yang diamati mendapatkan rangsangan panca indra kemudian mengalami proses perkembangan dalam pikiran manusia. Komunikasi dengan diri sendiri merupakan landasan untuk melakukan komunikasi antar pribadi. Keberhasilan komunikasi kita dengan orang lain bergantung pada keefektifan komunikasi kita dengan diri sendiri.
b. Komunikasi antar Pribadi
Wiryanto dalam www.lusa.web.id, diakses pada hari selasa 22 Februari 2011mengemukakan “komunikasi antarpribadi adalah suatu komunikasi yang berlangsung dalam situasi tatap muka antara dua orang atau lebih, baik secara terorganisasi maupun pada kerumunan orang.”
LittleJohn dalam adiprakosa.blogspot.com, mengemukakan “komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara individu-individu”.
Bentuk khusus dari komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi yang melibatkan hanya dua orang secara tatap-muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal ataupun nonverbal, seperti suami-isteri, dua sejawat, dua sahabat dekat, seorang guru dengan seorang muridnya, dan sebagainya.
c. Komunikasi Kelompok
Menurut Effendy (2009 : 126), Komunikasi kelompok dibagi menjadi dua bentuk, yaitu:
Komunikasi kelompok kecil (small group communication) dan komunikasi kelompok besar (large group communication). Komunikasi kelompok kecil adalah proses komunikasi yang berlangsung antara tiga orang atau lebih secara tatap muka dimana anggota-anggotanya saling berinteraksi satu sama lain. Tidak ada jumlah batasan anggota yang pasti, dua sampai tiga orang atau dua puluh sampai tiga puluh orang tetapi tidak lebih dari lima puluh orang. Komunikasi kelompok kecil dengan sendirinya melibatkan pula komunikasi antar pribadi. Contoh komunikasi kelompok kecil adalah ceramah, diskusi panel, simposium, forum, seminar, dan lain-lain.
Komunikasi kelompok besar adalah proses komunikasi dimana pesan-pesan disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap muka di depan khalayak yang lebih besar dan tidak dikenali satu persatu.disebut juga komunikasi pidato, komunikasi retorika, public speaking atau komunikasi publik. Komunikasi kelompok besar berlangsung secara lebih formal, dituntut persiapan pesan yang cermat, keberanian dan keahlian menghadapi sejumlah besar orang. Daya tarik fisik, keahlian dan kejujuran pembicara dapat menentukan efektifitas penyampaian pesan.
d. komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam jaringan komunikasi yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Melibatkan komunikasi antar pribadi dan komunikasi massa.
e. Komunikasi Massa
Menurut Effendy (2009: 20), yang dimaksud dengan komunikasi massa adalah “komunikasi melalui media massa”. Media massa, baik cetak (surat kabar, majalah) atau elektronik (radio, televisi), yang dikelola oleh suatu lembaga yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar di banyak tempat, anonim dan heterogen. Proses komunikasi yang berlangsung dimana pesannya dikirim dari sumber yang melembaga kepada khalayak yang sifatnya massal melalui alat-alat yang bersifat mekanik seperti; radio, televisi, surat kabar dan film. Pesan-pesan bersifat umum, disampaikan secara cepat, serentak dan selintas (khususnya media elektronik). Komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok dan komunikasi organisasi berlangsung juga dalam proses untuk mempersiapkan pesan yang disampaikan media massa ini.
4. Pengertian Komunikasi Organisasi
Dalam setiap komunikasi ada langkah-langkah melalui suatu gagasan atau konsep dari seorang komunikator sampai pada komunikan, yang disebut sebagai proses komunikasi. Proses komunikasi dalam organisasi dianggap sebagai proses yang dinamik, dimana dalam organisasi tersebut terjadi interaksi lainnya, ada pertukaran pesan secara terus menerus diantara anggota organisasi.
Liliweri dalam ChairulFurqon.blogspot.com diakses pada Selasa 22 februari 2011 .html memberikan pengertian komunikasi organisasi sebagai berikut:
Komunikasi organisasi secara sederhana bisa dipahami sebagai jaringan kerja yang dirancang dalam suatu sistem dan proses untuk mengalihkan informasi dari seseorang atau sekelompok orang kepada seseorang atau sekelompok orang demi tercapainya tujuan organisasi.
Menurut Pace (dalam Tubbs 1996:176 ), “komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu”.
Untuk membedakan komunikasi organisasi dengan komunikasi yang ada di luar organisasi adalah struktur hierarki yang merupakan karakteristik dari sekelompok orang dalam organisasi. Perilaku orang-orang yang berada diluar organisasi, dalam komunikasi tidak mengikat karena tidak ada struktur hierarki.
Salah satu pendapat yang mendukung penempatan hierarki sebagai faktor pembeda antara komunikasi dalam organisasi dengan komunikasi diluar organisasi adalah pandangan Roger (dalam Tubbs 1996:176), yang berpendapat bahwa:
Suatu alasan yang penting untuk mempelajari komunikasi organisasi ialah bahwa komunikasi tersebut terjadi sangat tergantung pada struktur, suatu struktur organisasi cenderung untuk mempengaruhi proses komunikasi. Dengan demikian komunikasi dari bawahan kepada pimpinan sangat berbeda dengan dengan komunikasi antar sesamanya.
Menurut Effendy (2009:126) “berdasarkan ruang lingkupnya, komunikasi organisasi dibedakan atas dua, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal”. Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup organisasi atau instansi tersebut saja sedangkan komunikasi ekternal adalah komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan pihak masyarakat yang ada diluar lingkup organisasi atau instansi. Untuk lebih jelasnya, keduanya akan di jelaskan sebagai berikut:
1. Komunikasi Eksternal
Menurut Effendy (2009: 128), “Komunikasi eksternal ialah komunikasi antara pimpinan organisasi atau instansi dengan khalayak diluar organisasi”. Pada instansi pemerintah seperti departemen, direktorat, jawatan dan pada perusahaan-perusahaan, dan pada perusahaan-perusahaan besar , disebaakan oleh luasnya ruang lingkup, komunikasi lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat daripada oleh pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting, yang tidak bisa diwakilkan kepada orang lain, umpamanya perundingan yang menyangkut kebijakan organisasi. Yang lainnya dilakukan oleh kepala humas yang dalam kegiatan komunikasi eksternal merupakan tangan kanan pimpinan
Menurut Effendy (2009:129)
Komunikasi eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik, yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan dari khalayak kepada organisasi.
1. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
Komunikasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin. Kegiatan ini sangat penting dalam usaha memecahkan satu masalah jika terjadi tanpa diduga.
2. komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi dari khalayak kepada orgnisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya kontoversial maka ini disebut opini publik. Opini publik sering sekali merugikan organisasi, karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan.
2. Komuniksai Internal
Hadi dalam adiprakosa blogspot.com mengemukakan “Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dan lain-lain”.
Menurut Brennan (dalam Effendy 2009:122) “komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan pegawai dalam suatu organisasi atau instansi yang menyebabkan terwujudnya organisasi tersebut lengkap dengan strukuturya yang khas dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal dalam suatu organisasi yang menyebabkan pekerjaan berlansung (operasi manajemen).
Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa komunikasi internal merupakan penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi akan berhasil dengan baik apabila timbul saling pengertian. Komunikasi yang baik dimaksudkan jalinan pengertian antara pihak yang satu ke pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti , dipikirkan dan dilaksanakan. Tanpa adanya komunikasi yang baik pekerjaan akan menjadi simpang siur dan kacau balau sehingga tujuan organisasi kemungkinan besar tidak akan tercapai. Jadi dengan komunikasi maka seseorang akan menerima berita dan informasi sesuai dengan apa yang ada dalam pikiran atau perasaan sehingga orang lain dapat mengerti.
Menurut Effendy (2009:122) “komunikasi internal ditunjang oleh dua komunikasi , yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal”. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut:
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dan lain-lain kepada bawahannya. Bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dan lain-lain kepada pimpinan. Atasan dan bawahan berkomunikasi sesuai dengan keinginan mereka (perilaku komunikasi yang diantisipasi), misalnya menanyakan pertanyaan yang relevan, mendiskusikan maksud sesorang secara terbuka, jujur, merupakan perilaku komunikatif yang diharapkan oleh atasan atau bawahan, dari dirinya sendiri atau dari orang lain. Komuniksai vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan tertinggi dengan seluruh karyawan, bisa juga bertahap melalui eselon-eselon yang banyaknya bergantung pada besar dan kompleksnya organisasi, akan tetapi, bagaimanapun komunikasi vertikal yang lancar, terbuka, dan saling mengisi, merupakan pencerminan sikap kepemimpinan yang demokratis, yakni jenis kepemimpinan yang paling baik diantara jenis kepemimpinan lainya, karena komunikasi menyangkut masalah hubungan manusia dengan manusia, maka suksenya komunikasi ditentukan oleh frame of refrence manusia-manusia yang terlibat dalam proses komunikasi itu. Pada hakikatnya, tingkah laku manusia adalah pencerminan dari frame of refrence-nya.
Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting sekali karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan pengertian komunikasi vertikal, di atas maka komunikasi internal terdiri dari dua arah yaitu:
1. Komunikasi ke bawah
Komunikasi diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati rantai perintah. Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.
Dahle (dalam Tubbs 1996:175) berpendapat :
Menggunakan aluran komunikasi ke bawah cenderung memberi hasil terbaik, hal ini dibuktikan dengan membuat urutan saluaran komunikasi ke bawah menurut tingkat keefektivannya (dari yang efektivitasnya paling tinggi hingga yang paling rendah) yakni kombinasi lisan dan tulisan, lisan saja, tulisan saja, papan pengumuman ,selentingan
Berdasarkan urutan saluran komunikasi di atas, kita dapat mengambil sebuah penjelasan bahwa untuk menyampaikan informasi kepada para pegawai dengan tepat, maka kombinasi saluran tulisan dan lisan memberi hasil terbaik.
Flippo (dalam Mangkunegara 2008:152) mengemukakan komunikasi yang digunakan atasan kepada bawahan adalah “perintah berantai, buletin dinding dan poster, majalah perusahaan, surat kepada pegawai, buku pedoman pegawai, rak informasi, sistem pegeras suara, laporan tahunan, pertemuan kelompok atau bagian”
2. komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi. Ironisnya, meskipun dianggap penting, komunikasi ke atas tidak selalu dianjurkan oleh manajemen. Salah satu alasannya adalah karena suara yang didengar atasan dari bawahannya tidak selalu menyenangkan atau menyanjung atasan.
Menurut Tubbs (1996:181) komunikasi ke atas mempunyai empat fungsi penting:
1. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
2. Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana kerja.
3. Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan
4. Sebagai bonus, komunikasi ke atas menyarankan penggunaan komunikasi ke bawah yang lebih memuaskan pada masa depan
Salah satu perilaku seorang pimpinan yang menandakan dukungan terhadap pelaksanaan komunikasi ke atas sebagaimana yang dijelaskan oleh Tubbs (1996:182) yaitu :
Jika manajer membiarkan pintunya terbuka ini menandakan kesediaan berkomunikasi dengan para pegawai. Sayangnya, pintu terbuka tidak selalu berarti wawasan yang terbuka. Telah ditunjukkan bahwa kebijaksanaan pintu terbuka paling baik sesungguhnya adalah kebijaksanaan seorang atasan, yang membuka pintu ruang bawahannya untuk mengawali komunikasi. Tindakan demikian menandakan bahwa kesediaan yang besar dari pihak atasan untuk menemui para pegawai, sudah merupakan separuh jalan dalam membuka komunikasi.
Komunikasi ke atas lebih jarang terjadi jika ada hambatan psikologis antara atasan dan bawahan. Menurut Gemmil (dalam Tubbs 1996:183) menyatakan tiga hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi ke atas yaitu :
1. Jika bawahan percaya bahwa pengungkapan perasaan, opini, atau kesukaran mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan menyembunyikan atau membelokannya.
2. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, opini, dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya.
3. Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini, dan kesukaran kepada bawahannya dan atasannya, semakin besar pula kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahan.
Hambatan psikologis di atas dapat diatasi dengan cara mengetahui keterampilan dalam menyampaikan pesan secara efektif. Sebagaimana menurut Johnson (dalam Supratiknya 2006:35) yaitu:
1. Kita harus mengusahakan agar pesan-pesan yang kita kirimkan mudah dipahami
2. Sebagai pengirim pesan, kita harus memiliki kredibilitas dimata penerima
3. Kita harus berusaha mendapatkan umpan balik secara optimal tentang pengaruh pesan kita dalam diri penerima.
Filippo (dalam Mangkunegara 2008:152) mengemukakan saluran komunikasi bawahan terhadap atasan adalah sebagai berikut:
1. Kontak secara tatap muka
2. Pertemuan kelompok pengawasan
3. Pertemuan dengan pemimpin (top mangement) secara priodik
4. Program Speak up dimana pegawai diberikan nomor telepon untuk memanggil
5. Kotak keluhan tanpa nama
6. Pertemuan pegawai dengan pemegang saham setiap tahun
7. Menggunakan prosedur pengaduan
8. Kuesioner mengenai moral
9. Wawancara
10. Kebijakan secara terbuka
11. Perserikatan buruh atau PBSI
12. Program penyuluhan pegawai
b. Komunikasi horizontal atau lateral
Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja. Dalam situasi komunikasi seperti ini, desas-desus cepat sekali menyebar dan menjalar, dan yang didesas-desuskan sering kali mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan mereka.
Pemecahan masalah yang timbul akibat proses komunikasi dengan jalur seperti itu adalah tugas public relation officer (kepala hubungan masyarakat). Tugas pekerjaan kepala humas sebenarnya tidak hanya ke luar tetapi ke dalam. Oleh karena itu, dalam ruang lingkup kegiatan public relation terdapat apa yang disebut internal public relation, yang di antaranya mencakup apa yang dinamakan employee relation, yakni hubungan dengan pegawai. Dalam rangka pelaksanaan employee relations, yakni public relations officer terjun ke bawah, bergaul dengan para pegawai untuk menampung keluhan, keinginan, atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada pekerjaan.
Menjalarnya desas-desus dikalangan karyawan mengenai suatu hal sering kali disebabkan oleh ienterpretasi yang salah. Tugas kepala humaslah untuk meluruskan, mentralisasi, manganalisanaya sehingga berada dalam proporsi yang sebenarnya.
Pesan dalam komunikasi horizontal bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
Goldhaber (dalam Tubbs 1996:186) mengemukakan empat fungsi komunikasi horizontal dalam satu organisasi, yaitu:
1. Koordinasi petugas; para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk mendiskusikan kostribusi tiap-tiap departemen terhadap tujuan sistem.
2. Penyelesaian masalah; anggota sebuah departemen berkumpul mendiskusikan bagaimana menangani minimalisasi anggaran, mereka dapat menerapkan tehnik brainstorming
3. Berbagi informasi; anggota satu departemen bertemu dengan anggota departemen lain untuk menginformasikan data baru.
4. Penyelesaian konflik; anggota sebuah departemen rapat untuk mendiskusikan konflik dalam atau antar departemen.
5. Kinerja Pegawai
Guna mewujudkan kinerja dalam organisasi, merupakan sesuatu yang tidak mudah dilakukan karena dituntut upaya yang sistematis dan memerlukan suatu adaptasi yang terus menerus dan antara unsur yang berkaitan satu dengan yang lainnya.Kinerja sangat erat hubungannya dengan produktivitas kerja karyawan. Produktivitas karyawan secara individu akan mendukung keberhasilan organisasi.
Mangkunegara (2008: 67) mengemukakan bahwa “Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai tanggung jawab yang diberikan kepadanya”.
Kotter dan Hesket (dalam Usman 2009: 488) mengemukakan bahwa :
Kinerja adalah hasil kerja yang dihasilkan oleh seorang pegawai dalam satuan waktu tertentu. Pandangan itu menunujukkan bahwa kinerja merupakanhasil karya nyata dari seseorang atau perusahaan yang dapat dilihat, dihitung jumlahnya, dan dapat dicatat waktu perolehannya.
Prwirosentono (dalam Usman 2009:488) mengemukakan bahwa:
Kinerja atau job perfomance adalah usaha yang dilakukan dari hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai moral maupun etika.
Bertitik tolak dari pendapat-pendapat di atas, dapat diketahui bahwa kinerja adalah produk yang dihasilkan oleh seorang pegawai dalam satuan waktu yang telah ditentukan dengan kriteria tertentu pula. Produknya dapat berupa layanan jasa dan barang. Satuan waktu yang ditentukan bisa satu tahun, dua tahun, bahkan lima tahun atau lebih. Kriteria ditentukan oleh persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak berwenang yang mengadakan penilaian kinerja.
Berdasar dari pengertian di atas, kineraja pegawai dipengaruhi oleh beberapa faktor, sebagaimana menurut Mangkunegara (2008:68) menyatakan bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja antara lain :
a. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu dtempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya.
b. Faktor motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attiude) seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situasion) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal.
David C. Mc Cleland (dalam Mangkunegara 2008:68) berpendapat bahwa “Ada hubungan yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai kinerja dengan predikat terpuji.
Langganan:
Postingan (Atom)